個人情報及び特定個人情報方針

一般社団法人JAPHICマーク認証機構（以下、当機構）は、認定個人情報保護団体業務及び第三者認証業務を行うに当たって、正会員、認証事業者、対象事業者、審査員（審査員補・審査員・主任審査員含）並びに当機構役職員等の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。個人情報及び特定個人情報等をより厳正に取り扱うため、役職員が遵守すべき行動基準として本個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ります。

１．個人情報及び特定個人情報等は、業務遂行に必要な範囲並び役職員の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して利用目的を定め、その範囲内で適切に取り扱います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
２．個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
３．当機構が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
４．当機構は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
５．社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

2021年7月1日（制定）
2022年4月1日（改訂）

一般社団法人JAPHICマーク認証機構
理事長 中原 國尋

 

個人情報及び特定個人情報等の取扱について
一般社団法人JAPHICマーク認証機構は、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当機構が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

1．個人情報及び特定個人情報等、個人関連情報の利用目的
(1)当機構が取扱う個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。

個人情報名	利用目的
正会員等の個人情報	ご案内（ご入会、総会等）のご連絡 本人確認のため 申込書、入金確認のため 正会員等管理（入会・更新期限管理等）のため JAPHICマーク・JAPHICマークメディカル・その他のマークの認証審査・更新審査のご連絡 申請書類・ご入金等の確認・ご連絡
認証事業者・対象事業者の個人情報	事業者管理（付与・更新期限管理等）のため 請求書の発行のため メルマガ・DMの送付のため
審査員 （審査員補・審査員・主任審査員含） 審査員補になろうとする者の個人情報	申請書類・ご入金等の確認・ご連絡 審査結果報告書の確認・判定のため 単位付与に関する申請管理と確認のため 審査員（審査員補・審査員・主任審査員含）管理のため 認定審査機関と共同利用のため（3．個人情報の共同利用参照）
当機構役職員の個人情報	理事の選出のため 理事会開催等のご連絡 理事・機構業務管理のため 事務局業務遂行のためのご連絡 事務局業務管理のため
応募書類（採用）の個人情報	応募書類（採用）の個人情報 採用選考のための面談についてのご連絡 採用選考の合否のご連絡
お問い合せで取得した個人情報	お問い合せ対応のためのご連絡
受託業務にて取得した個人情報	受託業務における契約履行のため
監視カメラにより取得した個人情報	監視カメラにより取得した個人情報 防犯、警備のため

(2) 当機構が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。

(3) 当社が個人関連情報を個人データとして取得する際は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。

2．個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
(1)当機構は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～④を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
①ご本人の同意がある場合
②法令などで認められた場合
③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(2)当機構は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はいたしません。

3．個人情報の共同利用
当機構は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報を下記のとおり共同利用させていただく場合があります。なお、「共同利用する者の利用目的」「個人データの取扱につきまして」見直しを行う場合には、あらかじめその内容を公表いたします。
(1) 共同利用するサービス・対象
審査員補・審査員・主任審査員・審査員補になろうとする者
(2) 共同利用する個人データの項目
氏名、メールアドレス、所属、電話番号、登録審査機関名、住所（都道府県）、生年月日等
(3) 共同利用する者の範囲
認定審査機関
(4) 共同利用する者の利用目的
審査員補・審査員・主任審査員への審査依頼、資格確認等のため
(5) 共同利用する個人データの管理についての責任者
一般社団法人JAPHICマーク認証　理事長 中原

4．委託先等の管理
当機構は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当機構と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。

5．当機構の個人情報保護の安全管理のために講じた措置
(1) 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
(3) 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHICマークの外部審査受審
(4) 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
(5) 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
(6) 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

6．個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等の手続きについて
(1) ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
(2) お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認する場合があります。
(3) ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
(4) ご本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の開示請求、当協会からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます。

【開示等の手続きの方法】
(1) 下記の苦情・相談窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
(2) 当機構指定の「個人情報開示等申請書」を送付させていただきますので、必要事項をご記入ください。
(3) 当機構所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
(4) 代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。「個人情報開示等申請書」に同封してください。
(5) お問合せは、「個人情報開示等申請書」によりメール及び郵送で承っております。
(6) 「個人情報開示等申請書」によりお預かりした個人情報は、お問合せ頂いたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。ご提出頂いた書類は、開示等のお求めに対するご回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。
＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法遵守の観点から、開示可能かどうかの判断を個人情報保護管理者が行った上開示いたします。
【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、1,000円の送料をご負担いただきます。1,000円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

7．個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
一般社団法人JAPHICマーク認証機構　個人情報保護管理者
E-Mail：info@japhic.or.jp
電話：03-4363-0216（平日10:30～12:00、13:00～17:00）
郵送：〒103-0027　東京都中央区日本橋2-1-17丹生ビル2階

一般社団法人JAPHICマーク認証機構
理事長 中原國尋